čo si pod slovom compliance má predstaviť majiteľ firmy s päťdesiatimi zamestnan-cami?
Pojem compliance v podmienkach obchodnej spoločnosti označuje ucelený systém vnútor-ných pravidiel, organizačných opatrení a kontrolných mechanizmov, ktorého účelom je za-bezpečiť súlad činnosti obchodnej spoločnosti s aplikovateľnými právnymi predpismi, zmluv-nými záväzkami, internými normami a všeobecne uznávanými zásadami etického podnika-nia. Jeho obsahom nie je len formálne napĺňanie zákonných povinností, ale predovšetkým aktívna identifikácia, vyhodnocovanie a riadenie právnych, prevádzkových a reputačných ri-zík, ktoré môžu mať dopad na samotnú obchodnú spoločnosť, jej štatutárny orgán, zamest-nancov a obchodné vzťahy. V aplikačnej rovine ide najmä o nastavenie zodpovedností, interných procesov a dohľadových nástrojov v oblastiach pracovného práva, ochrany osob-ných údajov, daňových a účtovných povinností, BOZP, zmluvnej agendy a prevencie proti-právneho a neetického konania.
ako argumentujete klientovi, ktorý hovorí, že malej firmy sa compliance netýka?
Argument, že compliance sa malej spoločnosti netýka, je spravidla založený na nesprávnom predpoklade, že ide o agendu určenú len pre veľké korporácie. Značná časť compliance po-vinností však dopadá aj na menšie a stredné podniky, a to často bez ohľadu na ich veľkosť alebo už pri relatívne nízkom počte zamestnancov. Ak sa compliance redukuje len na pred-stavu nákladu navyše, prehliada sa jeho základná funkcia, že ide o nástroj prevencie práv-nych, prevádzkových a reputačných rizík. Náklady spojené s elementárnym nastavením compliance bývajú spravidla neporovnateľne nižšie ako náklady vyvolané kontrolou, sankci-ou, pracovnoprávnym sporom, únikom údajov, zlyhaním interného oznamovania alebo po-škodením obchodných vzťahov. Presvedčivým argumentom voči skeptikovi býva veľmi praktická úvaha o tom, že compliance chráni cash flow, vedenie spoločnosti a aj kontinuitu podnikania. Pri dobrej implementácii compliance systém nebrzdí podnikateľské aktivity, ale zvyšuje predvídateľnosť rozhodovania a znižuje prevádzkový chaos.
ktorá z povinností je pre stredné firmy momentálne najkritickejšia a kde hrozí riziko sankcie?
Pre bežnú stredne veľkúú obchodnú spoločnosť je dnes najkritickejšou povinnosťou funkčný whistleblowing systém, nakoľko nesplnenie tejto povinnosti je ľahko zistiteľné aj sankcionova-teľné. Najširšie a najtrvalejšie sankčné riziko však naďalej predstavuje agenda GDPR. Ak však podnikateľ patrí do sektorov pokrytých NIS2, potom sa veľmi vážnym rizikom pre neho stáva aj oblasť kybernetickej bezpečnosti.
väčšina firiem stiahne zmluvu z internetu, trochu ju upraví a podpíše. Ako veľké riziko to je?
Použitie zmluvy stiahnutej z internetu bez odbornej právnej revízie predstavuje významné právne, zodpovednostné a procesné riziko, keďže takýto dokument spravidla nereflektuje konkrétny obchodný model, kogentné limity právnej úpravy ani osobitosti daného zmluvného vzťahu. Pri takomto postupe podnikateľom hrozí najmä neurčitosť alebo nevykonateľnosť zmluvných ustanovení, neplatnosť niektorých klauzúl, nesprávne rozdelenie zodpovednosti, absencia účinných sankčných a ukončovacích mechanizmov, ako aj nedostatočná úprava odovzdania plnenia, vád, škody, dôvernosti či práv k výstupom. V sporovej situácii sa potom často ukáže, že zmluva neposkytuje dostatočný právny základ na účinné vymáhanie náro-kov alebo na obranu proti uplatneným nárokom druhej strany.
čo by mala obsahovať skutočne dobrá obchodná zmluva medzi dvomi strednými fir-mami a čo v nej firmy najčastejšie vynechávajú na vlastnú škodu?
Dobrá obchodná zmluva medzi dvomi podnikateľmi musí dostatočne špecifikovať predmet plnenia, cenu, odovzdanie a prevzatie, zodpovednosť, ukončenie spolupráce, ochranu infor-mácií a režim výstupov. Spoločnosti najčastejšie podceňujú tie časti zmluvy, ktoré riešia, ako sa dohodnuté plnenie odovzdáva a preberá, kto a v akom rozsahu nesie zodpovednosť, zmluvné pokuty, vlastníctvo výsledkov plnenia a možnosti odstúpenia od zmluvy. Práve tieto ustanovenia spravidla rozhodujú o tom, či zmluva dokáže spoločnosť pri probléme ochrániť, alebo nie.
stále viac firiem obchoduje cezhranične. Kde nastávajú najväčšie právne komplikácie, keď dve strany predpokladajú, že to funguje rovnako ako v rámci jednej krajiny?
Pri cezhraničnom obchode býva najväčší problém to, že podnikatelia uzavrú obchod, akoby išlo o bežný domáci vzťah a až následne zistia, že nie je jasné, podľa akého práva sa zmluva posudzuje, kde sa bude spor riešiť a ako bude možné nárok reálne vymôcť. To, čo doma pôsobí ako štandardná zmluva, môže byť v cezhraničnom vzťahu právne aj prakticky nedos-tatočné, ak sa opomenie, že právny vzťah podlieha odlišnému právnemu, procesnému a re-gulačnému prostrediu.
stretávate sa s prípadmi, keď firma prišla za vami príliš neskoro, problému bolo možné jednoducho predísť, ale sa neriešil sa?
Áno, s takýmito prípadmi sa stretávame pomerne často. Typické je, že spoločnosť vyhľadá právnu pomoc až v momente, keď už došlo k porušeniu zmluvy, vzniku škody, strate dôkaz-nej pozície alebo eskalácii sporu, hoci pri včasnom právnom nastavení bolo možné problému relatívne jednoducho predísť. Takýto príbeh má spravidla vždy podobný priebeh – obchodný vzťah sa na začiatku nastaví neformálne alebo na základe všeobecnej zmluvy, bez dôrazu na konkrétne riziká, zodpovednosť, spôsob odovzdania plnenia alebo ukončeniae spoluprá-ce. Pokiaľ takýto vzťah funguje, nedostatky sa neprejavia. Skutočnosť, že zmluva je neúplná, interné procesy nie sú nastavené a rozhodujúce otázky neboli vopred právne ošet-rené, sa prejaví väčšinou pri omeškaní s plnením, vadnom plnení, nezaplatení ceny alebo pri spore o rozsah dohodnutých povinností. V takom štádiu už úloha právnika spravidla nespo-číva v prevencii, ale v minimalizácii následkov, teda v riešení situácie, ktorej sa dalo pri včasnom zásahu vo veľkej miere vyhnúť.
aká je podľa vás ideálna spolupráca medzi advokátom a strednou firmou? Keď firma príde za vami iba hasiť, alebo keď vás má ako pravidelného partnera?
Klienti nás oslovujú nielen ako externého poradcu, ale aj ako partnera, ktorý im compliance agendu reálne zabezpečuje v praxi. Poznáme ich prostredie, rozumieme ich potrebám a vďaka dlhodobej spolupráci sme si vybudovali vzťah založený na dôvere, odbornosti a spo-ľahlivosti. Z dlhodobého hľadiska je pre podnikateľa vždy výhodnejšie mať advokáta ako pra-videlného partnera než ako krízového poradcu. Právna podpora má najväčší význam vtedy, keď pomáha predchádzať rizikám, nie až keď sa ich následky musia hasiť ich následky. V praxi najlepšie funguje model, v ktorom nejde len o jednorazové poradenstvo, ale v ktorom ako advokáti poznáme prostredie podnikateľa, rozumieme jeho potrebám a priebežne pomá-hame s právnou a compliance agendou.
lucia Menke Vyštudovala Právnickú fakultu Univerzity Mateja Bela v Banskej Bystrici a Nottingham Trent University. Advokátkou je od roku 2007, je členkou Slovenskej advokátskej komory a Českej advokátskej komory. V roku 2015 založila advokátsku kanceláriu MENKE LEGAL, ktorá pat-rí k pravidelne oceňovaným advokátskym kanceláriám na Slovensku. Jej najvýznamnejšie špecializácie sú IT právo, právo duševného vlastníctva, verejné obstarávanie, daňové právo a compliance.